Apps móviles corporativas: iniciarse

He iniciado en LinkedIn este debate sobre las Apps móviles corporativas.

 

 

Las aplicaciones móviles corporativas en el diseño de un Digital Workplace

Cuando estamos diseñando el portafolio de componentes que deben formar parte del Digital Workplace de una compañía, hay un subgrupo de elementos que se debe considerar de manera particular: las aplicaciones móviles corporativas.

Hay varios factores de decisión a tener en cuenta cuando se plantea si incorporar o no este tipo de herramientas:

Móvil corporativo o BYOD

El primer factor de decisión que se plantea es si los empleados disponen de un móvil corporativo o si por el contrario la empresa tiene una política BYOD (Bring Your Own Device).

Cuando la empresa facilita el dispositivo, el siguiente factor de decisión que se encadena es de qué tipo se trata: si es un SmartPhone o no, sus capacidades, si hay varios modelos disponibles e incluso distintos Sistemas Operativos y si la empresa aplica sobre ellos una política de seguridad estricta o flexible.

Muchas veces, si la empresa que facilita un dispositivo móvil tiene una política de seguridad estricta, suele tener también un marketplace interno de aplicaciones para que los empleados puedan instalarse solo determinadas aplicaciones en el dispositivo, entre las que se pueden descargar aplicaciones corporativas. Esto facilita la distribución de este tipo de apps, porque garantiza unas condiciones a cumplir en los dispositivos (versión del SO, librerías instaladas, políticas de seguridad aplicadas, etc). Un elemento a favor de una política flexible es que se puede optar por publicar la aplicación en el marketplace genérico (Play Store o Apple Store), teniendo siempre en cuenta las políticas de publicación que pueden ser bastante restrictivas (hablaré de este tema en otro post).

El hecho de tener un catálogo de dispositivos homogéneo (tanto en modelos como en sistemas operativos) facilita la distribución por parte de los sistemas de IT, aunque tener un catálogo heterogéneo no es limitante, puesto que hoy en día hay numerosos mecanismos tanto para generar apps multidispositivo y distribuirlas de manera ágil y segura de una manera centralizada garantizando la compatibilidad entre todas las plataformas y versiones del SO.

Esto último aplica también cuando la empresa sigue una política BYOD, pero en este caso hay adicionalmente un elemento de carácter humano más que técnico a resolver cuando la empresa no pone a disposición de los empleados un dispositivo corporativo: pueden aparecer reticencias por parte de los empleados para usar sus recursos personales para un fin empresarial. Por mi experiencia, puedo decir que este elemento de conflicto cambia mucho según el perfil de empleados y también según la cultura digital corporativa.

¿Cómo y cuándo es conveniente incorporar apps móviles corporativas?

Teniendo en cuenta los elementos anteriores, que pueden dificultar más o menos técnicamente la distribución de las apps, destaco algunos puntos a considerar cuando se plantea incorporar aplicaciones corporativa en el diseño del Digital Workplace.

1. No es una decisión de IT, es una decisión de negocio. Pese a las reticencias o votos a favor del área técnica, y también pese que es un gran aliado (quizá el mayor) si se apuesta o no por este tipo de herramientas debe ser una decisión tomada desde el punto de vista de negocio, analizando a nivel estratégico dentro del Roadmap del Digital Workplace qué beneficios se quieren obtener y qué tipo de funcionalidades se van a desarrollar o distribuir. Probablemente se enmarcará en el paraguas de Transformación Digital, pero teniendo en cuenta que no se trata de proporcionar Apps porque esté de moda, si no porque forman parte de una estrategia concreta.
2. Teniendo en cuenta el perfil de empleado: aunque todos estamos más que habituados al uso del dispositivo móvil, los empleados que más se acercan a la franja millenial y hacia bajo, más fieles son a este canal. Según Gartner, en este 2020, el 50% de los empleados de las compañías están en esta franja de edad. Si se quiere captar y retener talento, hay que posicionarse estratégicamente donde más engagement podemos obtener de los empleados. Si los empleados de la compañías están dentro de este target, hay más motivos para proporcionarles aplicaciones móviles corporativas.
3. Cuando hay un subgrupo de empleados que no trabajan en entorno escritorio, es clave proporcionar este tipo de aplicaciones.
   • Puede ser que sea por una situación temporal (personal que tiene que estar de guardia fuera del horario laboral habitual).
   • Para el equipo de managers, que deban viajar o a menudo estén fuera de la oficina o en reuniones (considerar para este subgrupo también apps para Smart Watch)
   • Empleados en plantas (trabajadores de fábrica), personal de transporte (Metro, Tren, etc), comerciales… son los típicos perfiles que no suelen estar delante de un ordenador de escritorio y que a menudo se ven desconectados de la cultura de la compañía y se requiere llegar a ellos por el canal que más cercano tienen: el dispositivo móvil.
4. Si hay funcionalidades o casos de uso que se resuelven mucho mejor con un dispositivo móvil que con teniendo la funcionalidad en una solución de escritorio. En otro post explicaré cómo puede ayudar obtener el modelo del “Employee Journey” a detectar este tipo de interacciones, pero como resumen poner de relevancia que en escenarios donde las capacidades del dispositivo móvil (su reducido tamaño, la tecnología NFC, notificaciones Push, etc) mejoran la experiencia del empleado, es conveniente proporcionar una app móvil.

Errores comunes al incorporar apps móviles al Digital Workplace.

• No integrarse con los sistemas de negocio. Igual que la Intranet, las Apps corporativas deben proporcionar servicios clave a los empleados. Hablamos de contenido, de comunicación, de fomentar la cultura corporativa, pero también de una integración robusta con los sistemas de negocio y con las herramientas de colaboración.
• No ver las aplicaciones corporativas como un producto sino como un grupo de proyectos. Es un error que suele repetirse también con las Intranets corporativas. Si se piensa en las Apps corporativas como un producto, con el correspondiente Roadmap, recogida de métricas (muy importante), plan de mejora, se garantiza la satisfacción de los empleados y la consecución de los objetivos del negocio.
• Aspirar a tener una versión móvil de la intranet. Responsive no significa móvil, hay que diseñar pensando en el canal, en sus limitaciones y características para garantizar la experiencia de usuario
• No respetar la experiencia de usuario de los sistemas operativos Android e iOs. Relacionado con el anterior, los usuarios están habituados a su dispositivo (Android o iOs) y hay que seguir las guías de diseño de una y otra plataforma para facilitar la adopción de las herramientas.
• No explotar las capacidades del dispositivo para hacer captivo el uso de la App. Este punto ha aparecido también en el apartado anterior. Hay que aprovechar las características móviles para llevar a este canal funcionalidades o formas de interacción que permitan mejor experiencia de usuario, mayor productividad o menor número de errores frente a otros canales.
• No replicar los paradigmas de las aplicaciones de consumo en las aplicaciones corporativas. Comentar, me gusta, compartir, mencionar… son acciones a las que nos hemos habituados fuera del entorno empresarial. ¿Por qué no repetir la experiencia en las aplicaciones corporativas?

Y a continuación…

Próximamente completaré este post con la segunda parte, respondiendo principalmente estas preguntas: una vez se ha decidido incorporar aplicaciones móviles corporativas, ¿Qué funcionalidades es más adecuado proporcionar? ¿Qué tipo de integración con sistemas existentes funciona mejor? ¿Es más adecuado una aplicación móvil con todo o distintas con funcionalidades específicas?

Si tenéis alguna duda o comentario, estaré encantada de ayudaros o debatir.

 

De peluches y dinosaurios.

El otro día una anécdota con mi hijo de 4 años me dejó una metáfora muy gráfica sobre por qué no funciona (o no siempre) la estructura de carpetas y directorios para almacenar la información.

Mis hijos había estado jugando, y habían sacado unos cuantos peluches y también unos cuantos dinosaurios, construyendo historias con todos mezclados (la imaginación de los pequeños da lugar a relaciones inimaginables para los adultos). Había llegado el momento de recoger los juguetes.

Tiene un cesto en el que guarda los peluches:

 

Y otro en el que guarda los dinosaurios:

Acabó de recoger y dejó un juguete fuera de las cajas, este:

Conversación con mi hijo:

Yo: “Oye, ¿y qué pasa que has dejado a este Triceratops aquí en medio?”

Él: “Es que este no sé donde ponerlo”.

Yo: “Pues en la caja, con los otros”.

Él: “Pero es que este… Este no sé donde ponerlo. Porque es un dinosaurio, pero es también un peluche. Así que se tiene que quedar fuera porque ninguno lo va a querer”.

¿No ha pasado muy a menudo, que tenemos un documento que podríamos poner en dos carpetas y no sabemos en cuál ponerlo? A veces la solución es incluso crear una nueva carpeta, nombrada con una combinación de los nombre de las otras dos.

¿No sería mucho más fácil poder clasificar cada elemento con tantas características como fueran necesarias, y poderlo encontrar cuando busquemos por una u otra etiqueta?

Un ejemplo muy sencillo que se repite a menudo en las compañías es las carpetas con años, donde guardamos información de clientes y de proyectos. Se suele poner una carpeta por año, y dentro de ese año los clientes y dentro de cada cliente sus proyectos. ¿Pero qué pasa con proyectos que tienen lugar entre dos años? ¿O proyectos que se realizan en dos clientes? La manera más fácil de cruzar los datos es mediante el etiquetado. El conjunto de etiquetas que definen los documentos se denomina taxonomía y es el trabajo previo a la construcción de una solución de gestión documental.

En el caso de los juguetes de mi hijo, el Triceratops de peluche se hubiera clasificado como dinosaurio y como peluche. De esta manera no habría habido problema en encontrarlo buscando por una o por otra palabra clave, o incluso por las dos a la vez.

Personalmente, las etiquetas me producen un amor-odio. Por una parte es genial usar el buscador para encontrar los elementos que encajen con nuestra búsqueda, pero por otra puede resultar tedioso tener que etiquetar todo el contenido que se sube al gestor documental.

Y a vosotros, ¿Os gustan? ¿Usáis las etiquetas para clasificar la información en el repositorio?

 

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