18 tipos de posts para publicar en la red social corporativa.

¿Tus publicaciones corporativas tienen poco éxito? Con el escenario actual compartir contenido digitalmente con los equipos se ha convertido en algo primordial. Porque hemos cambiado nuestra manera de trabajar y colaborar pero seguimos conectados y más que nunca tenemos la necesidad de relacionarnos.

Las comunicaciones corporativas pueden y deben ayudar a validar la sensación de pertenencia a la empresa y a los equipos, pero el continuo flujo de información a través de la pantalla nos obliga a buscar un formato atractivo, rápido y orientado a un objetivo para llegar al lector-empleado. Si no te van a ignorar.

¿Qué formato utilizo?

Va a depender de las capacidades de tu intranet, Digital Workplace o aplicación móvil, pero en un entorno corporativo habitualmente se comparten estos tipos de formato de contenido:

• Texto
• Imágenes
•  Vídeos
• Enlaces internos/externos
• Infografías
• Encuestas

 ¿Qué tipos de contenido tiene más éxito?

Existen muchos tipos de publicaciones, y el éxito que tengas va a depender, sobre todo, del objetivo que te plantees con la comunicación. Propongo algunos tipos que te pueden ayudar a dinamizar el contenido y no suele llevar mucho tiempo generarlos, sobre todo si ya tienes material y recursos y lo que te interesa es hacer difusión o mantener la atención y la presencia en la red social corporativa (ordenados alfabéticamente, puedes priorizarlos cómo más a gusto te sientas)

CHECK LIST

Ordena ideas o listas de comprobación para asegurarte que alguna acción es correctamente seguida por todo el mundo, por ejemplo antes de iniciar una videoconferencia los pasos esenciales para garantizar que todo funcionará correctamente.

CITAS O FRASES

Este es un recurso rápido para evitar que durante muchos días no haya publicaciones. Recoge frases de los empleados o citas de famosos, tanto frases motivadoras como controvertidas que ayuden a generar debate.

CONCURSOS

A todos nos gustan los concursos, tanto participar como hacer el seguimiento. Puedes ser todo lo creativo que te apetezca: la mejor foto de la Mona o el despacho en casa más trendy. El premio es lo de menos!

CURSOS

Por supuesto, online. Hay muchísimas herramientas en el mercado, que a menudo se integran con las herramientas que ya usas en el Digital Workplace, para realizar formación online. Ahora es el mejor momento!

ENCUESTAS

Funcionan todo el año, pero ahora donde recoger feedback es muy importante, las encuesta te pueden ayudar a conocer la opinión, identificar barreras y posteriormente realizar un plan de acción. Hazlas anónimas o nominales.

ENTREVISTAS

Aprovecha para dar visibilidad a las personas del equipo. Especialmente si trabajáis en distintas sedes, esto ayudará que, mediante una pequeña entrevista, todo el mundo se pueda presentar a los compañeros y a aumentar la relación de confianza entre ellos.

FAQs

Este tipo de publicación ayuda mucho a reducir el número de llamadas, emails o chats a los responsables de área ya que recopila las preguntas más repetidas y las agrupa para que el conocimiento se comparta.

GIF

A todos nos encantan los GIFs animados. Puede ser algo divertido, pero aprovecha para incorporar algún mensaje importante, este formato te ayudará a que tenga mejora acogida.

GUÍAS

Las guías suelen funcionar como Best practices internas, si tenéis identificado cómo realizar reuniones online efectivas o como estructuras las carpetas compartidas para subir la documentación de un proyecto.

HOW-TO

Puedes utilizar los “how-to” para procedimientos internos (notificación de baja laboral o petición de instalación de software por ejemplo) o para ayudar con las herramientas de tele trabajo (como iniciar una vídeo llamada con los compañeros o conectarse con la VPN).

IMÁGENES

Pueden ser imágenes que hayan enviado los empleados desde sus casas, o tirar de archivo. Lo visual tiene mayor impacto que el texto.

INFOGRAFÍAS

Pueden contener diferentes tipos de los que se han mencionado más arriba, desde resultados de encuestas a FAQs, a resúmenes de tendencias. Utiliza colores y formas con textos grandes para tener éxito.

NOTAS DE PRENSA

Aprovecha el canal corporativo para hacer eco de noticias que se publican en un entorno fuera de la empresa, a los empleados les gusta estar enterados por sus canales oficiales. Evitarás que se compartan fake news internamente.

RANKINGS

Sobre todo en un entorno gamificado, los Rankings son una herramienta muy potente para aumentar el engagement. Utiliza siempre Rankings positivos: tendrás a todo el mundo pendiente para aparecer en los primeros puestos.

¿SABÍAS QUÉ?

Este formato de publicación es corto pero muy efectivo, porque se puede utilizar el propio FAQ para ir compartiendo las dudas más frecuentes y sobre todo para incentivar a las buenas prácticas tanto en procedimientos como en uso de tecnologías o cualquier escenario que se detecte es mejorable.

TENDENCIAS

Las estadísticas sobre el uso de las herramientas interesan a todo el mundo. Si habéis detectado que con la nueva situación con tele trabajo han aumentado las reuniones online y el uso de las herramientas colaborativas hazlo saber a los empleados.

TIPS Y CONSEJOS

Pueden ser recopilaciones propias o de externos, con la intención de ayudar a los empleados a mejorar alguna capacidad o a realizar más eficientemente alguna tarea que se haya detectado que no se ejecuta con normalidad.

TUTORIALES

Paso a paso más detallado para procedimientos más técnicos o que requieren una ayuda más visual o minuciosa

Espero que pongáis en práctica alguno de estos tipos de formato y por si te lo perdiste, puedes releer este artículo que publiqué hace ya unos meses sobre las publicaciones corporativas.

Caminando hacia un escenario Paperless.

Si buscáis en Amazon hay a la venta 59 libros sobre “Apendicitis”. En cambio si buscas “Gestión Documental” aparecen más de 5.000 libros.

¿Qué significa esto?

Pues que si tu problema es de apendicitis, no te preocupes: está todo controlado.

En cambio si tu problema es de Gestión Documental vas a tener que analizar, explorar y probar antes de encontrar la solución.

El primer paso: caminar hacia un escenario Paperless

El escenario “Paperless” es uno de los primeros puntos a resolver en las compañías que buscan ofrecer a los empleados un lugar de trabajo “flexible” (Flexible Workplace). Las ventajas de esta aproximación son muchas, pero principalmente este tipo de gestión de documentos permite trabajar en equipos ubicados en oficinas distribuidas geográficamente, pero también trabajar en remoto desde cualquier ubicación o lugar aunque sea temporal.

Hoy en día ya se ha reducido en gran medida el uso de papel en las compañías, sin embargo sigue habiendo equipos que trabajan con documentos físicos, o bien históricamente han trabajado con ellos y los tienen en armarios, pero no pueden eliminarlos tan fácilmente sin antes realizar un (a menudo tedioso) trabajo de análisis y clasificación.

La primera fase de un proceso de transición hacia un escenario Paperless, es establecer el Plan de retención de los documentos. En este protocolo se definen las reglas a ejecutar sobre los documentos en papel y más adelante se completarán con las reglas que determinarán como se tratan los nuevos documentos que vayan apareciendo.

Plan de retención de documentos

Este plan debe determinar el destino a seguir de cada uno de los documentos que se encuentren en los archivos físicos de la compañía. El criterio va a depender de la naturaleza del documento, obviamente, pero se tienen que encontrar las características más generales que permitan tomar una de las siguientes 4 decisiones:

1)     Guardar el documento solo en papel

2)     Digitalizar (escanear) y guardar el documento en papel

3)     Digitalizar (escanear) y desechar el documento en papel

4)     Desechar el documento

Para la opción 4 no se requiere ninguna inversión tecnológica. Para el punto 1, se puede contar con alguna compañía de custodia y/o certificación.

Para los puntos 2 y 3, hay que poner en marcha un proyecto de gestión documental, o pensando en términos más amplios un proyecto de Gestión de Contenido Empresarial (ECM), basado por ejemplo en SharePoint.

Trabajando sincronizadamente con el escaner

Una opción para simplificar el proceso desde el momento de la clasificación es trabajar de manera integrada entre el escáner y el gestor documental.

¿Qué significa esto? Que en el momento de escanear el documento, mediante OCR y algunas etiquetas, se pueda directamente decidir en qué ubicación dentro del sistema se guardará la copia digital. Y a la vez también, que una vez guardado el documento digital, se pueda consultar en qué ubicación física real se encuentra el documento original (para el caso 2).

A partir de aquí, las situaciones y distintas opciones posibles son muchas: desde establecer un mecanismo que garantice la existencia y destrucción de un documento original, hasta determinar el tiempo de validez y vigencia de un documento en el ECM, pasando por la confección de reglas automáticas de clasificación y retención de nuevos documentos en papel que se puedan ir generando (además de los documentos digitales que vayan apareciendo)…

Próximamente, siguientes pasos en proyectos de Gestión Documental.

Apps móviles corporativas: iniciarse

He iniciado en LinkedIn este debate sobre las Apps móviles corporativas.

 

 

Las aplicaciones móviles corporativas en el diseño de un Digital Workplace

Cuando estamos diseñando el portafolio de componentes que deben formar parte del Digital Workplace de una compañía, hay un subgrupo de elementos que se debe considerar de manera particular: las aplicaciones móviles corporativas.

Hay varios factores de decisión a tener en cuenta cuando se plantea si incorporar o no este tipo de herramientas:

Móvil corporativo o BYOD

El primer factor de decisión que se plantea es si los empleados disponen de un móvil corporativo o si por el contrario la empresa tiene una política BYOD (Bring Your Own Device).

Cuando la empresa facilita el dispositivo, el siguiente factor de decisión que se encadena es de qué tipo se trata: si es un SmartPhone o no, sus capacidades, si hay varios modelos disponibles e incluso distintos Sistemas Operativos y si la empresa aplica sobre ellos una política de seguridad estricta o flexible.

Muchas veces, si la empresa que facilita un dispositivo móvil tiene una política de seguridad estricta, suele tener también un marketplace interno de aplicaciones para que los empleados puedan instalarse solo determinadas aplicaciones en el dispositivo, entre las que se pueden descargar aplicaciones corporativas. Esto facilita la distribución de este tipo de apps, porque garantiza unas condiciones a cumplir en los dispositivos (versión del SO, librerías instaladas, políticas de seguridad aplicadas, etc). Un elemento a favor de una política flexible es que se puede optar por publicar la aplicación en el marketplace genérico (Play Store o Apple Store), teniendo siempre en cuenta las políticas de publicación que pueden ser bastante restrictivas (hablaré de este tema en otro post).

El hecho de tener un catálogo de dispositivos homogéneo (tanto en modelos como en sistemas operativos) facilita la distribución por parte de los sistemas de IT, aunque tener un catálogo heterogéneo no es limitante, puesto que hoy en día hay numerosos mecanismos tanto para generar apps multidispositivo y distribuirlas de manera ágil y segura de una manera centralizada garantizando la compatibilidad entre todas las plataformas y versiones del SO.

Esto último aplica también cuando la empresa sigue una política BYOD, pero en este caso hay adicionalmente un elemento de carácter humano más que técnico a resolver cuando la empresa no pone a disposición de los empleados un dispositivo corporativo: pueden aparecer reticencias por parte de los empleados para usar sus recursos personales para un fin empresarial. Por mi experiencia, puedo decir que este elemento de conflicto cambia mucho según el perfil de empleados y también según la cultura digital corporativa.

¿Cómo y cuándo es conveniente incorporar apps móviles corporativas?

Teniendo en cuenta los elementos anteriores, que pueden dificultar más o menos técnicamente la distribución de las apps, destaco algunos puntos a considerar cuando se plantea incorporar aplicaciones corporativa en el diseño del Digital Workplace.

1. No es una decisión de IT, es una decisión de negocio. Pese a las reticencias o votos a favor del área técnica, y también pese que es un gran aliado (quizá el mayor) si se apuesta o no por este tipo de herramientas debe ser una decisión tomada desde el punto de vista de negocio, analizando a nivel estratégico dentro del Roadmap del Digital Workplace qué beneficios se quieren obtener y qué tipo de funcionalidades se van a desarrollar o distribuir. Probablemente se enmarcará en el paraguas de Transformación Digital, pero teniendo en cuenta que no se trata de proporcionar Apps porque esté de moda, si no porque forman parte de una estrategia concreta.
2. Teniendo en cuenta el perfil de empleado: aunque todos estamos más que habituados al uso del dispositivo móvil, los empleados que más se acercan a la franja millenial y hacia bajo, más fieles son a este canal. Según Gartner, en este 2020, el 50% de los empleados de las compañías están en esta franja de edad. Si se quiere captar y retener talento, hay que posicionarse estratégicamente donde más engagement podemos obtener de los empleados. Si los empleados de la compañías están dentro de este target, hay más motivos para proporcionarles aplicaciones móviles corporativas.
3. Cuando hay un subgrupo de empleados que no trabajan en entorno escritorio, es clave proporcionar este tipo de aplicaciones.
   • Puede ser que sea por una situación temporal (personal que tiene que estar de guardia fuera del horario laboral habitual).
   • Para el equipo de managers, que deban viajar o a menudo estén fuera de la oficina o en reuniones (considerar para este subgrupo también apps para Smart Watch)
   • Empleados en plantas (trabajadores de fábrica), personal de transporte (Metro, Tren, etc), comerciales… son los típicos perfiles que no suelen estar delante de un ordenador de escritorio y que a menudo se ven desconectados de la cultura de la compañía y se requiere llegar a ellos por el canal que más cercano tienen: el dispositivo móvil.
4. Si hay funcionalidades o casos de uso que se resuelven mucho mejor con un dispositivo móvil que con teniendo la funcionalidad en una solución de escritorio. En otro post explicaré cómo puede ayudar obtener el modelo del “Employee Journey” a detectar este tipo de interacciones, pero como resumen poner de relevancia que en escenarios donde las capacidades del dispositivo móvil (su reducido tamaño, la tecnología NFC, notificaciones Push, etc) mejoran la experiencia del empleado, es conveniente proporcionar una app móvil.

Errores comunes al incorporar apps móviles al Digital Workplace.

• No integrarse con los sistemas de negocio. Igual que la Intranet, las Apps corporativas deben proporcionar servicios clave a los empleados. Hablamos de contenido, de comunicación, de fomentar la cultura corporativa, pero también de una integración robusta con los sistemas de negocio y con las herramientas de colaboración.
• No ver las aplicaciones corporativas como un producto sino como un grupo de proyectos. Es un error que suele repetirse también con las Intranets corporativas. Si se piensa en las Apps corporativas como un producto, con el correspondiente Roadmap, recogida de métricas (muy importante), plan de mejora, se garantiza la satisfacción de los empleados y la consecución de los objetivos del negocio.
• Aspirar a tener una versión móvil de la intranet. Responsive no significa móvil, hay que diseñar pensando en el canal, en sus limitaciones y características para garantizar la experiencia de usuario
• No respetar la experiencia de usuario de los sistemas operativos Android e iOs. Relacionado con el anterior, los usuarios están habituados a su dispositivo (Android o iOs) y hay que seguir las guías de diseño de una y otra plataforma para facilitar la adopción de las herramientas.
• No explotar las capacidades del dispositivo para hacer captivo el uso de la App. Este punto ha aparecido también en el apartado anterior. Hay que aprovechar las características móviles para llevar a este canal funcionalidades o formas de interacción que permitan mejor experiencia de usuario, mayor productividad o menor número de errores frente a otros canales.
• No replicar los paradigmas de las aplicaciones de consumo en las aplicaciones corporativas. Comentar, me gusta, compartir, mencionar… son acciones a las que nos hemos habituados fuera del entorno empresarial. ¿Por qué no repetir la experiencia en las aplicaciones corporativas?

Y a continuación…

Próximamente completaré este post con la segunda parte, respondiendo principalmente estas preguntas: una vez se ha decidido incorporar aplicaciones móviles corporativas, ¿Qué funcionalidades es más adecuado proporcionar? ¿Qué tipo de integración con sistemas existentes funciona mejor? ¿Es más adecuado una aplicación móvil con todo o distintas con funcionalidades específicas?

Si tenéis alguna duda o comentario, estaré encantada de ayudaros o debatir.

 

De peluches y dinosaurios.

El otro día una anécdota con mi hijo de 4 años me dejó una metáfora muy gráfica sobre por qué no funciona (o no siempre) la estructura de carpetas y directorios para almacenar la información.

Mis hijos había estado jugando, y habían sacado unos cuantos peluches y también unos cuantos dinosaurios, construyendo historias con todos mezclados (la imaginación de los pequeños da lugar a relaciones inimaginables para los adultos). Había llegado el momento de recoger los juguetes.

Tiene un cesto en el que guarda los peluches:

 

Y otro en el que guarda los dinosaurios:

Acabó de recoger y dejó un juguete fuera de las cajas, este:

Conversación con mi hijo:

Yo: “Oye, ¿y qué pasa que has dejado a este Triceratops aquí en medio?”

Él: “Es que este no sé donde ponerlo”.

Yo: “Pues en la caja, con los otros”.

Él: “Pero es que este… Este no sé donde ponerlo. Porque es un dinosaurio, pero es también un peluche. Así que se tiene que quedar fuera porque ninguno lo va a querer”.

¿No ha pasado muy a menudo, que tenemos un documento que podríamos poner en dos carpetas y no sabemos en cuál ponerlo? A veces la solución es incluso crear una nueva carpeta, nombrada con una combinación de los nombre de las otras dos.

¿No sería mucho más fácil poder clasificar cada elemento con tantas características como fueran necesarias, y poderlo encontrar cuando busquemos por una u otra etiqueta?

Un ejemplo muy sencillo que se repite a menudo en las compañías es las carpetas con años, donde guardamos información de clientes y de proyectos. Se suele poner una carpeta por año, y dentro de ese año los clientes y dentro de cada cliente sus proyectos. ¿Pero qué pasa con proyectos que tienen lugar entre dos años? ¿O proyectos que se realizan en dos clientes? La manera más fácil de cruzar los datos es mediante el etiquetado. El conjunto de etiquetas que definen los documentos se denomina taxonomía y es el trabajo previo a la construcción de una solución de gestión documental.

En el caso de los juguetes de mi hijo, el Triceratops de peluche se hubiera clasificado como dinosaurio y como peluche. De esta manera no habría habido problema en encontrarlo buscando por una o por otra palabra clave, o incluso por las dos a la vez.

Personalmente, las etiquetas me producen un amor-odio. Por una parte es genial usar el buscador para encontrar los elementos que encajen con nuestra búsqueda, pero por otra puede resultar tedioso tener que etiquetar todo el contenido que se sube al gestor documental.

Y a vosotros, ¿Os gustan? ¿Usáis las etiquetas para clasificar la información en el repositorio?

 

¿Cómo escribir en la red social corporativa?

¿Tienes que publicar comunicaciones corporativas y compartir contenidos para los empleados y no sabes por dónde empezar?

Escribir para los trabajadores de la compañía supone un reto para cualquiera que deba generar comunicaciones corporativas, sea el responsable de comunicación interna, un editor del blog corporativo o alguien del departamento de cumplimiento normativo.

Diferencias escritura web/app y papel

Si eres nuevo en esto de la comunicación digital corporativa, lo primero que debes saber es que hay diferencias entre la escritura web o app y la escritura en papel.

La comunicación digital llega en cualquier momento y en todos los formatos. En móvil, PC o Tablet y a todas las horas del día. Por lo tanto, el lector no se comporta de la misma manera.

Una de las ventajas de la escritura digital es que te permite generar feedback en directo. Interactúa con los empleados y serán tus mejores aliados en la dinamización de las comunicaciones: convierte la intranet en una verdadera comunidad corporativa dentro de tu Digital Workplace.

El empleado-lector

La actitud del empleado frente a las comunicaciones corporativas determina la forma en que debes orientar la información. Probablemente tendrá poco tiempo, intercalará las lecturas de esas comunicaciones en el Digital Workplace ya sea en el escritorio o en la app entre tareas o entre reuniones. Y, siendo honestos, no es el foco de su trabajo, y no va a dedicar todo su interés. Por lo tanto:

• Escribe sencillo.
• Escribe breve.
• Escribe algo útil.
• Escribe con emoción.

El lector en web o app no lee, escanea. Puede estar en contextos de lo más variados. Si tienes opción de colarte en su foco de atención, ¡aprovéchalo! De otra manera, no podrías llegar a él.

Recuerda que escribes para tus empleados, no escribes para ti. Crea uno o dos personajes tipo y visualízalos. Cada vez que te sientes a escribir, ten a esas personas en mente en todo momento.

¿Cómo debe ser el feed de comunicación?

La estética es importante. Se deben usar plantillas simples con fondos planos (mejor si es blanco). Aunque a veces la información se debe extender, intenta no arrojar todo el texto: menos, es más. Plantéate utilizar 2 o 3 comunicaciones más breves en lugar de una larga si el caso te lo permite.

Si usas imágenes, mejor que sean imágenes grandes y a buena resolución.

El nombre de tu Digital Workplace importa

La intranet es la puerta principal de entrada a tu Digital Workplace. Si va a ser uno de los principales puntos de conexión hacia los empleados y entre ellos, escoge un nombre que represente vínculo, unión, que refleje las intenciones de lo que estás creando.

Ejemplos (reales) de Digital Wokrplace de algunas corporaciones:

• The Loop -> bucle.
• Sphere -> esfera.
• neXe -> nexo.
• La intranet es de todos… sí este es el nombre completo (sin espacios).

¿Cómo redactar? Un post, una idea

Como hemos dicho, el lector corporativo tiene poco tiempo y poca de tu atención. Céntrate en hablar de una sola idea en cada publicación.

Siempre que la comunicación te lo permita, usa un lenguaje cercano. Incorpora temas que le interesen con los que sean obligatorios y normativos.

Usa el espacio en blanco y la negrita, destaca frases que sean relevantes para captar su atención.

Se pueden organizar las ideas en listas de puntos o números y cuando convenga, titular también los párrafos.

Hay que hacer que el beneficio de leer la comunicación sea mayor que el coste.

Costes:

1) Hagamos nuestro texto legible:

• Letra sencilla.
• Tamaño suficiente.
• Fondo contrastado.

El texto debe ser fácil de leer con palabras sencillas, frases cortas sin estructuras complicadas.

2) Hagamos nuestro texto breve:

• Te leen desde el móvil (cuidado con la letra pequeña).
• No divagar, ir al grano.
• Una sola idea (¡de nuevo!).
• De 300 a 1.000 palabras (de 600 a 900 casi mejor).

3) Hagamos nuestro texto comprensible

• Introducir en el título de qué va el post. Utiliza títulos comprensibles fuera de contexto, que den información útil y sean lo más cortos posibles.
• Evitando preámbulos.
• Siendo claros.
• Compartimentando (no a los textos ladrillo).

Ejemplos de buenos títulos:

• Abierta nueva convocatoria interna para responsable de proyectos en Departamento de Internacional. ¡Apúntate ya!
• Publicado el nuevo documento de política de solicitud de viajes.
• Beneficios sociales: ¿los conoces? Echa un vistazo a la lista de beneficios disponibles.
• ¿Cómo solicitar vacaciones o permisos personales?

¿Y qué escribo?

En un entorno corporativo, los temas a tratar suelen ceñirse a información de la empresa y del mercado, pero dentro de este paraguas pueden ser muchos y variados. Desde los más informales como los horarios de la fiesta de Navidad, a los más prácticos cómo las indicaciones para registrar tu asistencia a una formación, recomendaciones para tener el CV actualizado, o en qué carpeta se puede encontrar la documentación de OnBoarding para los primeros días en la empresa. Comparte los eventos de la empresa, realiza encuestas o haz recordatorios sobre los beneficios sociales de la compañía.

Si además, tu Digital Workplace está personalizado para cada empleado, todavía puedes acertar mejor con los contenidos que van a interesar a cada grupo o a cada persona.

Revisar y cerrar

Cerrar el post es difícil. Pero no imposible.

• Pide opinión, ideas.
• Cierra con una conclusión tajante.
• Déjalo abierto.
• Pide, propón.
• Da las gracias.

Por último, añade metadatos a la publicación. Será más fácil de buscar por parte de los empleados y quedará mejor organizado el contenido dentro de la intranet.

Cuando termines, relee las veces que haga falta. Recorta, recorta y después, RECORTA.

Resumiendo

• Escribe para tu empleado
• Céntrate en una idea
• Un texto legible, fácil, comprensible y lo más breve posible
• Un título informativo
• Sin preámbulos
• Apoyado en una imagen

Por último, recuerda que tus empleados tienen su experiencia personal. Las emociones venden, y las historias te acercan a ellos.

Queremos que vuelvan, que nos busquen y hablen de nosotros. Emocionémosles.

Bienvenida

Gracias por visitar mi sitio web! Empiezo a generar información sobre Digital Workplace.