De peluches y dinosaurios.

El otro día una anécdota con mi hijo de 4 años me dejó una metáfora muy gráfica sobre por qué no funciona (o no siempre) la estructura de carpetas y directorios para almacenar la información.

Mis hijos había estado jugando, y habían sacado unos cuantos peluches y también unos cuantos dinosaurios, construyendo historias con todos mezclados (la imaginación de los pequeños da lugar a relaciones inimaginables para los adultos). Había llegado el momento de recoger los juguetes.

Tiene un cesto en el que guarda los peluches:

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Y otro en el que guarda los dinosaurios:

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Acabó de recoger y dejó un juguete fuera de las cajas, este:

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Conversación con mi hijo:

Yo: “Oye, ¿y qué pasa que has dejado a este Triceratops aquí en medio?”

Él: “Es que este no sé donde ponerlo”.

Yo: “Pues en la caja, con los otros”.

Él: “Pero es que este… Este no sé donde ponerlo. Porque es un dinosaurio, pero es también un peluche. Así que se tiene que quedar fuera porque ninguno lo va a querer”.

¿No ha pasado muy a menudo, que tenemos un documento que podríamos poner en dos carpetas y no sabemos en cuál ponerlo? A veces la solución es incluso crear una nueva carpeta, nombrada con una combinación de los nombre de las otras dos.

¿No sería mucho más fácil poder clasificar cada elemento con tantas características como fueran necesarias, y poderlo encontrar cuando busquemos por una u otra etiqueta?

Un ejemplo muy sencillo que se repite a menudo en las compañías es las carpetas con años, donde guardamos información de clientes y de proyectos. Se suele poner una carpeta por año, y dentro de ese año los clientes y dentro de cada cliente sus proyectos. ¿Pero qué pasa con proyectos que tienen lugar entre dos años? ¿O proyectos que se realizan en dos clientes? La manera más fácil de cruzar los datos es mediante el etiquetado. El conjunto de etiquetas que definen los documentos se denomina taxonomía y es el trabajo previo a la construcción de una solución de gestión documental.

En el caso de los juguetes de mi hijo, el Triceratops de peluche se hubiera clasificado como dinosaurio y como peluche. De esta manera no habría habido problema en encontrarlo buscando por una o por otra palabra clave, o incluso por las dos a la vez.

Personalmente, las etiquetas me producen un amor-odio. Por una parte es genial usar el buscador para encontrar los elementos que encajen con nuestra búsqueda, pero por otra puede resultar tedioso tener que etiquetar todo el contenido que se sube al gestor documental.

Y a vosotros, ¿Os gustan? ¿Usáis las etiquetas para clasificar la información en el repositorio?

 

Publicado por Magda Teruel

Ingeniera informática, apasionada por el desarrollo de software. Aquí escribo sobre la Experiencia Digital de los Empleados (DEX) y Digital Workplace (DWP)

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