Caminando hacia un escenario Paperless.

Si buscáis en Amazon hay a la venta 59 libros sobre “Apendicitis”. En cambio si buscas “Gestión Documental” aparecen más de 5.000 libros.

¿Qué significa esto?

Pues que si tu problema es de apendicitis, no te preocupes: está todo controlado.

En cambio si tu problema es de Gestión Documental vas a tener que analizar, explorar y probar antes de encontrar la solución.

El primer paso: caminar hacia un escenario Paperless

El escenario “Paperless” es uno de los primeros puntos a resolver en las compañías que buscan ofrecer a los empleados un lugar de trabajo “flexible” (Flexible Workplace). Las ventajas de esta aproximación son muchas, pero principalmente este tipo de gestión de documentos permite trabajar en equipos ubicados en oficinas distribuidas geográficamente, pero también trabajar en remoto desde cualquier ubicación o lugar aunque sea temporal.

Hoy en día ya se ha reducido en gran medida el uso de papel en las compañías, sin embargo sigue habiendo equipos que trabajan con documentos físicos, o bien históricamente han trabajado con ellos y los tienen en armarios, pero no pueden eliminarlos tan fácilmente sin antes realizar un (a menudo tedioso) trabajo de análisis y clasificación.

La primera fase de un proceso de transición hacia un escenario Paperless, es establecer el Plan de retención de los documentos. En este protocolo se definen las reglas a ejecutar sobre los documentos en papel y más adelante se completarán con las reglas que determinarán como se tratan los nuevos documentos que vayan apareciendo.

Plan de retención de documentos

Este plan debe determinar el destino a seguir de cada uno de los documentos que se encuentren en los archivos físicos de la compañía. El criterio va a depender de la naturaleza del documento, obviamente, pero se tienen que encontrar las características más generales que permitan tomar una de las siguientes 4 decisiones:

1)     Guardar el documento solo en papel

2)     Digitalizar (escanear) y guardar el documento en papel

3)     Digitalizar (escanear) y desechar el documento en papel

4)     Desechar el documento

Para la opción 4 no se requiere ninguna inversión tecnológica. Para el punto 1, se puede contar con alguna compañía de custodia y/o certificación.

Para los puntos 2 y 3, hay que poner en marcha un proyecto de gestión documental, o pensando en términos más amplios un proyecto de Gestión de Contenido Empresarial (ECM), basado por ejemplo en SharePoint.

Trabajando sincronizadamente con el escaner

Una opción para simplificar el proceso desde el momento de la clasificación es trabajar de manera integrada entre el escáner y el gestor documental.

¿Qué significa esto? Que en el momento de escanear el documento, mediante OCR y algunas etiquetas, se pueda directamente decidir en qué ubicación dentro del sistema se guardará la copia digital. Y a la vez también, que una vez guardado el documento digital, se pueda consultar en qué ubicación física real se encuentra el documento original (para el caso 2).

A partir de aquí, las situaciones y distintas opciones posibles son muchas: desde establecer un mecanismo que garantice la existencia y destrucción de un documento original, hasta determinar el tiempo de validez y vigencia de un documento en el ECM, pasando por la confección de reglas automáticas de clasificación y retención de nuevos documentos en papel que se puedan ir generando (además de los documentos digitales que vayan apareciendo)…

Próximamente, siguientes pasos en proyectos de Gestión Documental.

Publicado por Magda Teruel

Ingeniera informática, apasionada por el desarrollo de software. Aquí escribo sobre la Experiencia Digital de los Empleados (DEX) y Digital Workplace (DWP)

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